Günümüzde e-posta göndermek profesyonel iş yaşamının en önemli gereklilikleri arasında, üstelik o kadar kolay ki, bazen kaleme alan kimselere yazı yazmayla ilgili değilmiş gibi bile gelmektedir. Ancak e-posta gönderirken dikkatle üzerinde durulacak bazı gereklilikler vardır. Tıpkı bir rapor, bilgi notu hazırlığı gibi e posta”lar da önemlidir. Bu makalemizde sık karşılaşılan “e-posta yanlışlarını” ve e-postaların etkisinin nasıl daha fazla artırılabileceğini konu edineceğiz. çoğu şirket için e-posta göndermek en yoğun kullanılan iletişim metodu durumunda. Nedenler de oldukça net: öncelikle e-posta göndermek oldukça pratik, hızlı ve şirketler açısından da son derece maliyetsiz. Peki e-postaya dair sorunlar neler? E-posta, çalışan kimselerin zamanını çalan bir faktör. Bunun nedeni gereksiz ya da spam e-postaların kullanıcıların e-posta kutularına gelmesi. Güvenlik açıkları ile ilgili bu form faktör, profesyonel iş dünyasının önündeki önemli bir “zaman çalıcı” etmen durumunda.
üstelik kişiler gereksiz e-postalar alabileceği gibi gönderedebiliyor. çoğu e-posta özensiz yazılmış olabiliyor, anlaşılamayabiliyor. Bu da e-postanın kişisel hedefleri söz konusu olduğunda zaman kaybettirici bir durumu söz konusu yapıyor. Bazen çok hızlı okunduğu için detaylar kaçırılabiliyor. Yazarlar, bazen bir iş yeri ortamına uygun düşmeyen e-postalarla, aslında amacın dışında kullanım örnekleri sunabiliyorlar.
E-postalar bazen yanlış kişilere gidebiliyor. Hatta ilgili e-postayı kesinlikle almaması gerekli kimselere dahi gönderilebilme tehlikesi sunuyor, bu şekilde e-posta dediğimiz iletişim aracı, iş hayatına negatif etmenler de sunabiliyor. E-posta adını alan günümüzün en önemli iletişim metotlarından birini yoğun olarak kullanan kimseler bazı küçük ilkeleri uygulayarak saydığımız sorunlardan kaçınabilirler.
“Konu satırı” nasıl olmalı?
E-posta”nın yapısal özelliklerine sırasıyla eğiliyoruz. E-posta konu satırı ile başlar. Bir diğer adıyla başlık olarak da nitelendirebileceğimiz konu satırının anlaşılır, ilgi çekici ve verilecek mesaja okuyacak kişiyi yönlendirebilecek özellikte olması gerekir.
1- Kilit mesaj içermeli, örneğin; “Toplantı saat 3″e ertelendi.”
2- Almak istediğiniz cevabı içermeli, örneğin; “Yorumunuzu saat 3″te iletiniz.”
3- Somut olmalı, örneğin; “öğlen yemeğinde görüşmek?”
4- E-postayı alacak kimsenin daha sonra o e-postayı kolaylıkla bulabileceği-arşivleyebileceği
yapıda olmalı, örneğin; “X Şirketinin Bulut Bilişim Raporu” Konu satırının boş bırakılmaması, fazla belirsiz olmaması önemlidir. Şirketler arasında herhangi bir çalışana dahi günde en az 100 e-posta gelebilmektedir. Gönderilen e-mailin bunlar arasında kaybolmaması bu noktada önem taşır.
“Bir e-posta bir konu” formülünü uygulayın!,
E-posta içerisinde çok sayıda konuyu ele alan yazılardan ziyade tek bir konuya odaklanmış içerik daha iyi sonuçlar verir. E-postanın tek bir mesaj içermesi gerekir. Bu şekilde e-postayı alan kimse tek bir konuya çok daha kolay şekilde yanıt verebilecektir. Amacı “netlik” olmalı Amacın okuyacak kimseye e-postanın konu satırında veya yazının en başında açılması büyük önem arz eder. Bu tercih; okurun e-postanın bir bilgi talebi mi, eylem çağrısı mı, öneri mesajı mı yoksa bilgi paylaşma mı olduğunu anlamasını sağlayacaktır.
“Az kelime çok şey”
E-postalarınızı bir hatırlayın; uzun olanlarının sizde ne ölçüde “okuma” arzusu meydana getirdiğini bir düşünün. Uzun e-postalar her zaman okumadan önce okurun zihninde birazdan başlayacağı eylemin kendisini zor durumda bırakan bir süreç şeklinde gelişeceği algısını uyandırır. Zor durumdan kasıt uzun uzun yazılmış bir e-postanın okunması sürecidir elbette. E-postaların mümkün olduğunda kısa tutulması, anlatılacak uzun bir konu varsa da e-postaya dosya eklenerek anlatımın sağlanması okur açısından
daha konforlu, psikolojik olarak daha berrak bir okuma olanağı sunar.
Hedefin kim olduğunu unutmayın
Günlük hayatta kullanılan dil, hatta seçilen dış görünüş şekli ile profesyonel hayattakiler arasında belli basil farklılıklar vardır. Profesyonel yazışmalarda eş, dostla konuştuğunuz şekilde yazmamalısınız. E-postanız kısa bir profesyonel bilgi notu biçiminde olmalıdır. Kullanılan dil e-posta gönderilecek kişiye göre uyarlanmalı, belli
başlı profesyonel bakış açılarını yansıtmalıdır.
Biçimlendirme nasıl olmalı?
E-posta ortamında bir mailin nasıl görüneceğini kendi bilgisayar ya da mobil cihazınız üzerinden az çok görebilirsiniz. Kendiniz nasıl daha rahat okurdunuz? Tek bir satırda uzun bir anlatımla mı yoksa paragraflara ayrılmış bir yazıyla mı? Başlık yazarken ilk harfleri büyük yazın. Ancak tüm e-postayı sakın büyük harfle yazmayın, bu bir tür bağırmak anlamındadır.
Okurun e-postayı kavrayabilmesi için boş alanlar bırakın(paragraflar), iç içe geçmiş uzun metinler sıkıcıdır, okunmaları oldukça zordur.
Başınıza iş açmayın!
İş hayatında e-postaların çoğu çalışanın işine son verilmesine neden olabildiği çok sayıdaki global örnekle görülmüştür. E-postalar taciz ve iftira davaları için delil teşkil edebilmekte ve bu durum, çalışanların ve iş sahiplerinin e-posta yazarken bazı kuralları göz ardı etmemeleri gerekliliğini gün yüzüne çıkarmıştır. Bu nedenle e-posta yazarken başınıza iş açacak konulardan kaçının.
Şunlara dikkat edin;
• özel konulardan bahsetmeyin.
• E-postaların kişisel iftira, hakaret vb konularda dava unsuru olabileceğini unutmayın. Bu nedenle üslubunuza ve aktardıklarınıza dikkat edin.
• E-posta etkin sonuç vermiyorsa direkt görüşmeyi önerin.
• Yanıt almadığınızda yeniden e-posta gönderme sayısını dörtle sınırlı tutun. Beşinci için mutlaka yüz yüze görüşmeyi deneyin ya da vazgeçin.
• Toplu e-postalarınızı silin ve başkalarına iletmeyin.
• Espriler yanlış anlaşılabilir, e-postalarda espriden mümkün mertebe uzak durun.
• Niyetinizi net ifadelerle kaleme alın.